Sample Costing Sheet

Costing sheet
Most audience in Facebook Groups;
Total liked and shared within Facebook network;

Minggu ni aku nak cerita pasal Costing sheet. Students IT / ICT di IPTA dan IPTS khususnya major in software development kebanyakannya mengharapkan akan dapat bekerja dalam bidang yg berkaitan bila tamat pengajian nanti, atau ada ke yg macam ni “Saje je ambik course IT, habis nanti kerja la apa2 pon, asalkan halal”.

Minggu ni aku nak cerita pasal Costing sheet.

Students IT / ICT di IPTA dan IPTS khususnya major in software development kebanyakannya mengharapkan akan dapat bekerja dalam bidang yg berkaitan bila tamat pengajian nanti, atau ada ke yg macam ni “Saje je ambik course IT, habis nanti kerja la apa2 pon, asalkan halal”. Pilihan di tangan masing2, tapi alangkah ruginya masa jika kita belajar benda lain, tapi kerja dalam bidang lain. Kalau tak dapat jadi programmer pon sekurang2nya berusaha untuk bekerja dalam bidang berkaitan dengan ICT macam cikgu IT, technician, atau technical support. Tapi kalau dah usaha jugak tetap tak dapat, bersyukurlah dengan apa jua rezeki yg halal, mungkin itulah namanya takdir.

Sama ada bekerja di company pilihan hati, atau buat freelance adalah bergantung pada minat masing2. Mungkin ada freelancers yg beranggapan bahawa bila buat 1 website, aku boleh dapat paling kurang RM2k, dalam sebulan aku mampu siapkan 2 atau 3 websites, so total income sebulan adalah RM4k hingga RM6k! Kalau kerja makan gaji, income permulaan hanya RM2k++ hingga RM3k++ je. Inilah antara kesilapan aku lepas grad dulu, terus jadi freelancer disebabkan anggapan macam ni. Sepatutnya aku kena kerja kat mana2 company IT dulu untuk dapatkan pengalaman. Pengalaman tu amatlah penting untuk membolehkan orang lain meyakini kemampuan kita.

Benda yg aku nak ceritakan minggu ni adalah berkenaan macam mana nak letakkan harga untuk suatu product yg bukan fizikal / application software, agar kita tahu sama ada betul2 untung ataupon tak. Contohnya; Orang lain jual domain RM50.00, tapi aku jual RM45.00. Mungkin margin (bukan untung bersih) orang tu adalah RM3.00, tapi margin aku adalah RM5.00 sedangkan harga dia jual lagi mahal daripada aku. Tajuk ni aku pilih bila nampak Mohd Ridzuan Isa POST kat wall dia “Antara sebab utama berniaga ialah mencari untung. Tapi macam mana nak tahu betul untung atau tidak kalau tidak menjaga disiplin mencatit dan menghitung rekod perniagaan? Ini kelemahan biasa orang kita bila berniaga.” pada 2 September lepas. Terima kasih bro atas cetusan idea yg menarik minat aku untuk share experience minggu ni. Berdasarkan pengalaman aku, root of the cause pada benda ni adalah kegagalan aku mengenal pasti jumlah cost yg perlu ditanggung untuk siapkan sesebuah application software. Catitlah menggunakan apa jenis software sekalipon, UBS Accounting ke, MyOB ke, Mr Accounting ke, as long as harga yg dijual tak berbaloi dengan cost yg ditanggung, aku dikira sebagai menyediakan perkhidmatan ‘free’ atau seolah2 sikit pon takde untung. Silap haribulan kena tambah duit lain untuk tampung cost atau dengan kata lain, aku menanggung kerugian.

Awal2 lepas grad dulu aku pernah buat 1 hotel reservation system guna PHP from scratch bawah RM3k. Mungkin itu adalah rezeki aku. Aku siapkan benda tu lebih kurang sebulan dan prospek tu berjaya aku jadikan client sampai ke hari ni. Persoalannya kat sini adalah, ada masalah ke dengan harga tu? Jawapan ringkasnya adalah aku buat kerja ‘free’ untuk client tu. Yg dah lepas biarlah berlalu, kita jadikan pengajaran untuk yg akan datang. Aku nak share pengalaman aku tentang cara nak tentukan harga sesebuah solution yg aku buat dengan harapan akan menjadi guideline yg bermanfaat untuk rakan2. Mungkin masing2 ada kaedah tersendiri yg lebih baik, so aku harap tak keberatan untuk kita saling berkongsi.

Setelah aku masuk bekerja kat 1 company, baru aku belajar macam mana kaedah untuk nak jawab bila orang tanya “Berapa harga kalau saya nak buat website macam ni…?” Aku belajar tentang ‘Costing sheet’ menggunakan Microsoft Excel (sekarang aku guna LibreOffice Calc). Kenapa ‘Costing sheet’ dan bukannya ‘Pricing sheet’? Sebab dalam bisnes, kita kena tahu berapa banyak cost yg perlu ditanggung sebelum nak sebut harga pada prospek, bukan main ikut harga market je atau ikut rasa2 je. Mentang2 la orang lain jual RM5k, kau nak memenangi hati prospek ngan harga RM4.5k? Bila mereka mintak diskaun kau senang2 bagi RM4k? Apa sifir / formula yg kau gunakan? Lepas tu bila dah siap projek kau rasa macam tak berbaloi pulak. Bila client lambat buat payment kau rasa terbeban pulak. Padahal kau yg tak kaji dulu berapa harga serta syarat2 yg perlu clients setuju untuk sesebuah projek tu. Kat bawah ni aku attach screenshot sample costing sheet (klik gambar untuk zoom-in) untuk webpages development.

Costing sheet gambar 1
Gambar 1

Klik untuk penerangan Gambar 1

Ini adalah rupa costing sheet yg aku biasa gunakan. Aku akan senaraikan hampir semua benda yg akan terlibat untuk nak siapkan sesebuah webpages. Nak mudahkan cerita, aku akan letak kebanyakan item pada cost yg tinggi / maximum untuk tempoh masa projek tu. Dalam contoh ni, aku labelkan column;

merah sebagai cost (kena keluarkan duit / modal).
hijau adalah margin / keuntungan kasar.
kuning adalah harga seunit item.
oren adalah harga asas / minimum (bila mereka mintak diskaun kaw2).
biru adalah harga yg akan aku sebut pada prospek (sebelum mereka mintak diskaun).

Bila prospek tanya berapa harga, aku akan jawab RM5,808.00. Sudah menjadi adat bisnes akan ada tawar-menawar. Bila mereka mintak diskaun / revise harga, aku akan sebut RM5,788.00. Aku tak terus sebut harga minimum iaitu RM5,597.36 sebab biasanya akan ada diskaun kali kedua. Kenapa aku suka letak no. 8? Sebab Guru2 aku sebelum ni ada cerita yg Chinese suka pada no. tu. So kebanyakan quotation yg aku buat akan ada no. 8 tak kiralah aku quote kat siapa pon. Secara ringkasnya aku sudah ada keuntungan kasar sebanyak RM2,368.79 atau lebih kurang 44% kalau aku jual pada harga minimum, tapi apa salahnya kalau boleh dapat untung lebih. Kenapa harga column biru tu ada yg lagi rendah daripada column oren? Jawapan dan huraian dia ada kat Gambar 2 bawah ni.

Costing sheet gambar 2
Gambar 2

Klik untuk penerangan Gambar 2
Ini adalah apa yg aku masukkan dalam quotation (sebut harga) dan jugak invoice (bill nak claim payment) ngan clients. Invoice item tu adalah apa yg aku akan tawarkan / jualkan / berikan pada mereka dengan harga pada column biru. Contoh kat situ, harga domain name tu sepatutnya aku jual RM50.36, tapi nak bagi senang sebut aku genapkan jadi RM50.00 je. Baki RM0.36 tu aku sumbat kat row ke 7 – WordPress website modules development tu. RM3,199.00 jauh bezanya ngan harga yg sepatutnya aku jual, iaitu RM1,696.00. So untuk nak bagi clients nampak berbaloi dengan harga tu, kenalah pecahkan item tu ke sub-item macam Home, Our products, Our services, etc. Row 3 hingga 5 tu kosong je walaupon sebenarnya ada cost kat situ, tapi macam yg baki domain name tadi tu, aku sumbat ke row 7, sebab itu biasanya adalah cost yg perlu absorbed ke item lain. Row 8 tu aku letak item yg melibatkan isi untuk setiap modules / page, dan jugak edit photo. Aku limitkan sampai maximum 2 perenggan untuk 1 module, dan 100 keping photo untuk keseluruhan website. Untuk nak bagi clients senang faham lagi, aku akan letak syarat / terms and conditions macam kat Gambar 3 bawah ni.

Costing sheet gambar 3
Gambar 3

Klik untuk penerangan Gambar 3
Ini adalah syarat2 atau rules atau terms and conditions untuk quotation. Aku akan setkan tempoh sah quotation tu dari bila sampai bila. Aku akan nyatakan jugak order terms (cara nak buat order), cara nak bayar, cara aku serahkan solution kat diaorang, value-added atau free gifts, dan notes atau kadang2 remarks. Aku sentiasa letakkan ayat macam kat Order terms (melainkan clients tu adalah Kerajaan) sebab sebelum ni pernah ada clients yg mintak sebahagian sahaja. Contohnya diaorang rasa upah development tu mahal, so diaorang nak beli domain dan hosting je. Bab payment pulak, “no money no talk”. Aku akan letak amaun untuk tampung cost permulaan nak buat kerja. Biasanya aku letakkan sekali ‘(no refund)’ sebab ada sesetengah clients sebelum ni mintak refund sebab nak cancel balik. Bab penyiapan dan penyerahan kerja pulak, aku letak ‘bergantung pada order dan payment terms’, maksudnya aku tak akan serahkan solution kalau mereka langgar dua terms tu. Bab warranty and support tu aku kena bagitau apa skop yg akan cover untuk tempoh berapa lama (biasanya setahun), dan apa yang tak cover. Biasanya aku masukkan sekali ‘Sebarang penambahan fungsi atau isi termasuklah foto adalah tidak dikira sebagai warranty. Sila request untuk sebut harga berasingan’. Aku pernah ada clients yg jenis bila dah siap, ada nak tambah itu tambah ini. Kalau sikit2 tu OK la, tapi ni bertimbun. So lebih baik aku nyatakan siap2. Bab free gifts tu adalah benda unik (yg aku anggap competitor lain tak bagi macam plugin WordPress FPX yg aku develop tu) yg aku sertakan pada clients. Apa yg aku harapkan adalah clients mungkin akan tertanya-tanya bila nampak perkataan ‘Online Payment’. Bila diaorang tanya pasal tu, aku akan ceritakan pulak pasal pakej yg aku buat untuk FPX dengan harapan akan ada the next project. Last sekali pasal ‘Notes’ tu, aku ceritakan secara lebih terperinci pasal sesetengah item macam domain name. Katalah masa buat quotation tu domain tu masih lagi available, tengok esok lusa dah ada orang lain beli. Aku nak bagi clients tu faham bahawa pemilikan domain name ni adalah berdasarkan siapa cepat dia dapat. Kalau diaorang bayar lambat, boleh la ejek diaorang “Haaa tu la lambat sangat payment, kan dah kena beli domain lain hahahaha”. Penting jugak kat sini pasal source code development. Aku biasanya akan develop kat server sendiri, then bila clients setuju dengan draft / sample tu, diaorang buat full payment, then barulah aku pindahkan source code tu web hosting yg diaorang beli.

Daripada cerita panjang2 tadi tu, itu hanyalah sample sahaja untuk nak pastikan margin yg bakal aku dapat adalah berbaloi dengan beban kerja yg aku buat (margin = harga jual – cost). Aku kena faktorkan sekali harga market dan competitor lain. Setakat ni aku sentiasa letakkan harga yg sedikit tinggi berbanding competitor, tapi aku lebihkan pada bahagian value-added / free gifts / supplied at no additional costs tu. Sebab aku akan cuba bagi prospek faham bahawa bila diaorang beli ngan competitor aku, diaorang takkan dapat unique value-added yg aku bagi tu pada perbezaan harga yg sedikit sahaja. Aku bukan peniaga yg suka bersaing dengan cara merendahkan harga, atau merosakkan harga market.

Kesimpulannya untuk nak jual sesuatu benda kita kena buat costing sheet atau apa2 kaedah untuk kenalpasti semua cost yg akan ditanggung, berapa harga yg sepatutnya dijual pada prospek / clients, dan berapa banyak margin yg ada. Jangan takut pada harga rendah yg ditawarkan oleh pesaing sebab clients yg bijak tidak memandang harga semata2. Sebab tu dalam Tender / Sebut Harga Kerajaan ada dinyatakan lebih kurang “Pihak Kerajaan tidak terikat untuk menerima cadangan harga yg terendah…” Apa yg penting bagi aku ialah cuba lebihkan ‘nilai’ dan kualiti sesuatu solution tu kepada clients sebab mereka mungkin akan memerlukan kita lagi untuk projek seterusnya. Soft copy untuk sample costing sheet ni aku buat guna LibreOffice Calc dan share kat https://drive.google.com/file/d/1kM5BJYLiwHZtGf64-j2l3nuy6-uOe2a-/view?usp=sharing. Kena download dulu dan bukak dengan LibreOffice Calc atau Microsoft Excel dulu baru boleh nampak formula dia.

One thought on “Sample Costing Sheet”

Leave a Reply

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Random posts list

Kepentingan community dalam ICT

Kepetingan community dalam ICT

Macam minggu2 sebelum ni, aku share experience berkaitan dengan programming....
0 comments
Bila peniaga online kena hack

Bila peniaga online kena hack account Facebook

Beberapa hari sebelum ni agak kecoh bila timbul isu lebih...
0 comments
Belajar buat user login level asas dalam PHP-MySQL

Belajar buat user login (asas) dalam PHP-MySQL

Hari ni aku teringat salah 1 janji aku pada seseorang...
2 comments
Rahsia ICT consultation

Rahsia ICT consultation

Dedahkan rahsia sikit untuk consult ngan client dalam IT /...
0 comments

Kepentingan database structure

Memandangkan nampak banyak POST berkaitan Final Year Project (FYP), terlintas...
0 comments