Kepentingan Terms and Conditions, Terms of Services, dan Privacy Policy

Most audience in Facebook Groups;
Total liked and shared within Facebook network;

Hari ni mungkin akan ada segelintir pembaca memandang negatif pada entry aku ni, sebab apa yg bakal aku ceritakan ni adalah suatu benda yg menampakkan lecehnya bila nak buat sesuatu solution dalam ICT. Aku nak cerita dua benda, iaitu pasal Terms and Conditions (TnC) atau ada sesetengah keadaan menggunakan Terms of Services (ToS), dan Privacy policy. Yg mungkin negatifnya ialah “Takkan nak buat website 3 pages pon nak kena ada TnC dan Privacy Policy kot!”, ataupon mungkin jugak “Huh, sindir aku la tu mentang2 aku post cerita kena tipu ngan client kat wall FB aku!” Aku tak nafikan bahawa aku ada nampak sebahagian rakan dalam Facebook friendlist yg meluahkan cerita sedih berkaitan “janji mulut”. Maafkan daku kiranya entry ni menyinggung perasaanmu. Yg penting, bersabarlah sebab pasti ada hikmah disebalik kejadian tu. Niatku cuma untuk cuba sedarkan rakan-rakan kita yg masih tidur atau menganggap benda ni sebagai remeh / kurang penting.

Apa benda TnC / ToS, dan Privacy Policy ni? TnC / ToS ni nak senang faham umpama “Bila kau mendaftar sebagai ahli kelab kami, kau kena pakai Tatoo kat dada!”, iaitu pernyataan tentang syarat untuk nak buat atau dapatkan sesuatu benda macam membuat bayaran secara online melalui sesebuah website. Privacy Policy ni pulak macam “Boleh jamin ke fotostat IC aku ni selamat bila bagi kat kau?” iaitu keterangan tentang macam mana sesebuah data tu diproses oleh sesebuah organisasi macam telco. Bidang kerja selain ICT mungkin kurang melibatkan aktiviti pengumpulan data, tapi bila sesebuah bisnes (tak kiralah apa jenis bisnes sekalipon) ada website / blog, biasanya pemilik website tu akan mengumpul data pengguna melalui user registration atau subscription form.

Setakat ni aku bersyukur kerana dilahirkan sebagai Islam dan aku terus menjadi Muslim hingga ke hari ni, doakan semoga aku terus Muslim sampai bila-bila. Memang aku akui bahawa ajaran Islam merangkumi keseluruhan aspek kehidupan bermula sejak dilahirkan hingga ke akhirat nanti. Cuba kita fikir, kenapa semua ajaran tu dibuat dalam bentuk tulisan, dan bukannya dari mulut ke mulut? Contohnya “Kau mencuri dapat dosa” adalah tafsiran ayat 188 surah al-Baqarah yg ditulis dalam al-Quran.  Ustaz hanya menyampaikan ajaran tu dengan merujuk kepada ‘tulisan’ atau ‘hitam putih’. Kalau kita kaji dan hayati, semua terma dan syarat (TnC) untuk kita jalani kehidupan di dunia sudah tertulis dalam al-Quran dan Hadith, dan bukan semata-mata daripada ucapan mulut para Nabi dan Rasul. Bagi yg faham serta mengambil pengajaran daripada konsep Islam sepatutnya faham betapa pentingnya menyatakan sesuatu terma dan syarat untuk sesebuah perkara secara bertulis, dan bukannya hanya melalui ucapan mulut sahaja. Tak kiralah sama ada seseorang tu ahli keluarga ataupon kawan, sesebuah pernyataan syarat mestilah secara bertulis. Bawah ni aku ceritakan satu per satu dengan lebih lanjut (klik / tap icon + tu untuk baca).

Terms and Conditions (TnC).

Kalau kita perasan, setiap produk atau solution kat Internet macam Google, Facebook, Twitter, WhatsApp dan macam-macam lagi semuanya ada ToS yg perlu kita patuhi. Contohnya “Apabila anda memuat naik status yg seolah-olah membenci sesebuah komuniti di Facebook tanpa sebab yg munasabah, kami mungkin akan ban atau terminate akaun anda.” Malangnya aku dapati ramai antara kita yg tak ambik berat pasal benda ni sebelum register. “Ahhh… panjang gila nak baca benda ni.” sedangkan dalam Islam pon dah sebut “Iqra’ / Bacalah”. Harap-harap takde mana-mana individu akan terjerat dengan TnC yg mengarut serta membebankan masa depannya nanti hanya disebabkan sikap malas tu.

Bila kita nak jual sesuatu benda pada seseorang contohnya nak buat web-based system, adalah sangat penting untuk meletakkan terma dan syarat tentang apa benda (skop kerja dan tugasan) yg akan kita buatkan untuk dia dengan sesuatu nilai harga. Isi-isi dalam TnC ni adalah sangat subjektif bergantung kepada jenis kerja yg nak dibuat tu. Contohnya “Segala jenis penambahan seperti isi kandungan untuk setiap halaman (pages) pada website perlulah dibincangkan melalui sebut harga berasingan yg tidak terlibat dengan dokumen ini.” So bila dah siap website, client tanya “Boleh ke saya nak tambah gambar lagi 2, 3 keping dalam page ni?” Maka bolehlah kita jawab dengan tenang “Tak boleh”. Pastikan TnC ni difahami dengan jelas oleh semua pihak yg terlibat sebelum bermulanya sesuatu urus niaga.

Tujuan perlunya TnC ni adalah untuk menjaga hak serta kepentingan semua pihak (tak semestinya hanya company dan client sahaja, mungkin juga melibatkan pihak lain seperti ‘orang tengah’) yg terlibat dalam sesuatu kerja. Setiap pihak tu akan tahu dengan lebih jelas tentang apa hak dia, apa yg dia perlu buat, dan apa yg dia akan dapat. Contohnya “Pihak syarikat akan menyiapkan website ni dalam tempoh empat belas (14) hingga dua puluh satu (21) hari bekerja bergantung kepada pembayaran yg dibuat oleh pembeli.” Jadi semua pihak yg terlibat sepatutnya faham dengan jelas tentang apa yg tertulis dalam dokumen TnC tu.

Siapa yg perlu sediakan dokumen TnC ni? Sudah pastinya pihak yg nak menyediakan servis atau produk tu. “You nak beli ngan saya, you kena bersetuju ngan syarat-syarat ni. Saya hanya akan jual pada orang yg ikut syarat sahaja.” Walau bagaimanapon, perlu juga diambil kira tentang budi bicara atau etika berurus niaga. Syarat sebaik-baiknya jangan diketatkan sangat sebab takut nanti tak laku pulak nak menjual.

Sepatutnya juga setiap penjual online perlu menyediakan TnC untuk paparan umum supaya pembeli mereka tahu apa syarat untuk berurus niaga dengan penjual tu. Kalau nampak syaratnya ketat, mungkin boleh cuba cari penjual lain. Tak perlu salahkan penjual tu sebab lama-kelamaan dia akan faham sendiri kenapa tak ramai yg nak membeli dengannya. Kadang-kadang kita terpedaya dengan harga jualan yg murah, tapi pastikan baca dulu syaratnya. Seperti selalu kita dengar, “Takde benda free dalam dunia ni.”

Privacy Policy.

Benda ni adalah suatu kenyataan atau polisi yg menerangkan bagaimana maklumat atau data pengguna dalam sesebuah system tu diproses. Contohnya bila kita nak buka akaun bank, mereka akan minta kita isi borang. Kena isi nama, no. kad pengenalan, no. telefon, alamat, dan macam-macam lagi. Adakah kita yakin bahawa mereka tak akan jual maklumat kita tu pada pihak lain? Sebulan kemudian bertalu-talu masuk call dari telemarketer promote insurance, Multi Level Marketing (MLM), dan banyak lagi produk atau servis lain.

Kalau kita perasan, hampir semua benda online ada memaparkan benda ni biasanya kat bahagian Footer website bersebelahan TnC. Tapi biasalah, ramai antara kita yg malas membaca. Bila masuk SPAM mesej atau call kat telefon, mulalah pening tertanya-tanya macam mana mereka tahu no. telefon dan nama kita sedangkan kita tak pernah bagi kat sesiapa pon.

Mungkin juga ada sesetengah orang nak ada website sendiri, tapi terlupa nak letakkan Privacy Policy kat website tu. Mereka lebih pentingkan pada produk / servis yg nak dijual tanpa memikirkan hak pengguna yg nak membeli. Contoh paling mudah nak nampak, benda simple macam blog aku ni pon aku nyatakan Privacy Policy. So bila korang daftar sebagai subscriber, data yg korang bagi tu aku dah nyatakan macam mana aku proses dan simpan. Pendekkan cerita aku tak jual data korang semua pada mana-mana pihak sebab aku faham hak privacy korang. Senarai friends kat FB pon aku sorok untuk umum, taknak pulak nanti ada scammer yg cuba jadikan profile aku ni sebagai tempat untuk dapatkan maklumat orang lain.

Sesetengah daripada kita mungkin pernah dengar Personal Data Protection Act (PDPA). Tujuannya adalah untuk pastikan data peribadi kita dilindungi daripada disalah gunakan oleh pihak-pihak yg tak bertanggung jawab. Walau bagaimanapon pada pandangan dan pengalaman aku, akta berkenaan masih belum mampu untuk dikuat kuasakan dengan cara yg sepatutnya. Aku taknak ulas lebih lanjut sebab nanti takut jadi hate speech pulak.

Mungkin jugak ada yg dah dengar dan baca tentang General Data Protection Regulation (GDPR). Walaupon undang-undang tu adalah khusus untuk individu di European Union (EU), tapi apalah salahnya untuk kita belajar serta amalkan benda tu untuk tujuan kebaikan bersama.

Alhamdulillah setakat ni aku belum pernah terjebak ngan kerugian besar akibat daripada TnC dan Privacy Policy sepanjang kerja buat web dan system. Sepanjang melibatkan diri dalam bidang ICT consultation, aku sedar kepentingan dua benda ni dalam setiap urusan. Walaupon penting, tapi ia bukanlah sepenuhnya faktor yg membantu untuk berjayanya sesebuah projek. Macam yg pernah aku ceritakan dalam jenis-jenis client yg pernah aku jumpa sebelum ni, kadang-kadang aku gagal untuk dapatkan sesebuah job sebab Tuhan sayangkan aku, Dia taknak aku terjebak ngan sesuatu yg menjerumuskan aku ke arah kejahatan, dan bukannya sebab prospek tak bersetuju dengan TnC yg aku offer.

Mungkin ada lagi dokumen lain macam agreement yg boleh membantu untuk mengaitkan serta menguatkan hujah dalam dua benda ni. Semua dokumen ni amatlah penting untuk peguam / lawyer buka file jika wujudnya isu yg perlu dibawa ke mahkamah. Tapi ingatlah bahawa tujuan perniagaan adalah untuk menukarkan nilai sesuatu benda dengan sesuatu benda lain antara penjual dan pembeli, bukannya untuk mencari “siapa salah!”

Kesimpulannya aku setuju dengan sesetengah orang yg mengungkapkan “Friend is friend, and business is business”. Usahkan friend, family sendiri pon boleh ‘makan’ kita. So tolong ambik berat tentang TnC dan Privacy Policy ni untuk keselamatan semua pihak. Kalau korang taknak ikut nasihat aku ni pon takpe sebab bukannya aku yg rugi hahaha. InshaAllah next entry aku ceritakan benda lain pulak.