Rahsia ICT consultation

Straight to the point, pastikan aku boleh tau apa yang users perlukan daripada sesebuah software / system. Berapa jumlah & user level yang akan gunakan system. Apa software semasa yang diaorang gunakan. Aku tak boleh buat2 pandai assume sendiri apa masalah diaorang, diaorang lebih tau daripada aku. Kadang2 lebih senang kalau aku mintak user tunjuk apa software / system semasa yang diaorang gunakan.

Kenapa aku dipanggil untuk discussion? Sebab diaorang menghadapi masalah dengan system semasa. Apa masalahnya? Aku kena cek 1 by 1 berdasarkan requirements kat atas. Cthnya; Tak jumpa link nak login. Bila login pulak tak jumpa link nak logout. List down masalah2 untuk analisis. Aku kena cuba untuk yakinkan diaorang bahawa aku mampu kenalpasti apa masalah diaorang & bagi cadangan yang terbaik untuk diaorang. Aku tak boleh reka “Oooo ini namanya mismatched token, kena beli token baru ni”. Aku tak boleh rosakkan kepercayaan diaorang pada aku. Jangan bagi nampak, masalah sikit kena bayar, problem sikit kena beli baru.

Aku kena anggap bahawa aku adalah pengguna system tu (aku berada pada tempat mereka), baru aku boleh gambarkan apa yang sepatutnya dilakukan. Analyze masalah2 tadi & bagitau mereka sama ada aku boleh selesaikan atau tak. 1 per 1 masalah tu kena decide. Kalau tak boleh, kena cari alternative / options untuk selesaikan jugak.

Aku kena jadi pengguna komputer biasa yang nak ‘Klik situ, klik sini, klik sana then siap’. Aku tak boleh ceritakan options yang ada secara teknikal. Agak mustahil diaorang faham bila aku cakap “Kita akan gunakan phpMyAdmin untuk tukar password admin”. So aku kena ceritakan “Kita akan develop 1 modul khas untuk manage admin account”

Aku kena straight to the point, bukan cerita berbunga-bunga yang memanjangkan tempoh perbincangan.

“Ada 2, 3 cara untuk selesaikan masalah nak display link login ni: 1 – Cara macam ni. 2 – Cara macam tu.”

“Kalau cara 1, kita perlukan benda A, B, C, D. Kosnya RM100 sahaja, siap dalam masa 4 jam. Kalau cara 2, kita perlukan E & F sahaja. Kosnya RM200 sahaja, siap dalam masa 3 jam.”

“Berdasarkan pengalaman saya sebelum ni, saya cadangkan untuk Tuan guna cara 2 sebab bla bli blu blo…”

“Cara yang saya cadangkan ini penting untuk situasi semasa & jangka masa panjang aktiviti syarikat Tuan sebab bla bli blu blo…”

Aku tak boleh sekali-kali reka pengalaman walaupon aku tahu diaorang takkan nak cek ngan previous clients aku tu sama ada cerita aku ni betul ke tak. Kalau ini 1st time aku buat task ni, aku kena terus terang “Saya belum pernah develop modul ni sebelum ni, tapi saya akan cuba buat yang terbaik untuk Tuan”

Kalau aku jadi staff tu pon nanti aku akan mengeluh, ‘Huuuhh payahnya nak guna system baru ni…’ Jadi aku kena educate & yakinkan diaorang bahawa software / system baru ni tak sepayah yang diaorang sangka. “Mungkin staff Tuan akan rasa susah nak guna user interface baru ni sebab biasanya benda tu duk sini, tapi lepas ni dah duk kat lain. Walaubagaimanapon kita akan sediakan user manual untuk panduan staff & membiasakan diri mereka. Saya jangka staff Tuan perlukan lebih kurang 1 minggu untuk membiasakan diri (tu pon kalau hari2 datang keje)”

Aku kena gunakan istilah “mungkin RM xxx” atau “lebih kurang RM xxx” dalam tempoh “XX hari”. “Ini harga rough, nanti saya akan bincang dengan team dulu & quote secara rasmi dalam 2, 3 hari lagi”

Aku kena mark-up lebih sikit sebab mesti dia akan mintak diskaun. Nanti bila dia mintak diskaun, aku dah tau berapa banyak diskaun yang sepatutnya diberi. Bila dah send email, aku kena inform jugak dia ikut WhatsApp, “Tuan, saya baru je attach quotation ke email Tuan, karim@abc.com.my. Mohon Tuan cek email dari fazli@devops.com & confirmkan saya ada masuk ke tak.”

WhatsApp la free, tapi kena call jugak biar dia nampak aku serius. “Hello, Tuan. Saya nak tanya pasal proposal & quotation yang saya send 5 April lepas. Tuan dah bawak masuk meeting ke dah dapat keputusan?” Bila dah dapat keputusan positif, bolehlah mulakan tugas. Kalau dapat negatif, try cek semula kat mana kesilapan kita sampai prospek reject, customer is always right. Negatif bukan bermakna selamanya mungkin pada 1 masa akan jadi positif, atau mungkin juga sebab itu bukan rezeki kita. Jangan pula bermasam muka atau berburuk sangka dengan sesiapa. Be positive!